Εισαγωγή
Το PDF έναντι του ΝΤΟΚΞ είναι μια από αυτές τις ερωτήσεις εγγράφων που φαίνονται απλές μέχρι να εμφανιστεί μια πραγματική ροή εργασίας. Μόλις η εργασία περιλαμβάνει επεξεργασία, αναθεώρηση, πρόσληψη, εγκρίσεις ή αρχειοθέτηση, η σωστή απάντηση εξαρτάται από το στάδιο του κύκλου ζωής του εγγράφου στο οποίο βρίσκεστε πραγματικά.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο αυτό το θέμα λειτουργεί καλά ως περιεχόμενο Σι-Ι-Ο. Ο ερευνητής δεν είναι απλώς περίεργος για τις επεκτάσεις αρχείων. Προσπαθούν να αποφασίσουν πώς να στείλουν, να επεξεργαστούν ή να διατηρήσουν ένα ντοκαφο με τρόπο που να αποφεύγει σφάλματα μορφοποίησης και περιττές επαναλήψεις.
Για το ToolBuddy, το άρθρο θα πρέπει να συνδέσει αυτήν την απόφαση με τις παρακείμενες ροές εργασίας γύρω από τη μετατροπή, τη δημιουργία πακέτων και την τελική παράδοση. Η εκπαιδευτική απάντηση είναι ισχυρότερη όταν δίνει τους χρήστες στο σωστό επόμενο εργαλείο αντί να τελειώνει μόνο στη σύγκριση.
Χρησιμοποιήστε το PDF όταν το αρχείο πρέπει να φαίνεται το ίδιο παντού
Το PDF είναι η ισχυρότερη μορφή όταν η συνέπεια έχει μεγαλύτερη σημασία από τη δυνατότητα επεξεργασίας. Εάν το αρχείο εξετάζεται σε άγνωστες συσκευές, κοινοποιείται εξωτερικά ή αποθηκεύεται ως η τελική έκδοση της εγγραφής, η σταθερή διάταξη του PDF είναι συνήθως η ασφαλέστερη επιλογή.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο το PDF είναι τόσο κοινό για αιτήσεις, συμβάσεις, τελικές εκθέσεις, τιμολόγια και ντοκαφα με υπογραφή. Συμπεριφέρεται σαν ένα τελειωμένο τεχνούργημα παρά σαν ένα λειτουργικό προσχέδιο.
- Το καλύτερο για τελική κοινή χρήση και αρχειοθέτηση.
- Χρήσιμο για ενοικίαση πακέτων, συμβάσεων και επίσημων παραδοτέων.
- Μειώνει τις εκπλήξεις μορφοποίησης σε συσκευές και θεατές.
Χρησιμοποιήστε το ΝΤΟΚΞ όταν το περιεχόμενο πρέπει ακόμα να αλλάξει
Το ΝΤΟΚΞ είναι καλύτερο νωρίτερα στον κύκλο ζωής του εγγράφου, ειδικά όταν συνεχίζονται οι επεξεργασίες, οι αλλαγές που παρακολουθούνται και οι συνεργατικές επαναλήψεις. Είναι η μορφή εργασίας, όχι πάντα η μορφή αποστολής.
Αυτό είναι όπου πολλές ευρείες σελίδες σύγκρισης πάνε στραβά. Αντιμετωπίζουν τα PDF και ΝΤΟΚΞ ως ανταγωνιστικές τελικές εξόδους όταν στην πράξη συχνά εξυπηρετούν διαφορετικά στάδια της ίδιας ροής εργασίας.
Η πιο κοινή απάντηση στον πραγματικό κόσμο είναι και τα δύο
Σε πολλές ομάδες, η πραγματική ροή εργασίας είναι προσχέδιο στο ΝΤΟΚΞ, αναθεωρείται στο ΝΤΟΚΞ και, στη συνέχεια, μετατρέπεται σε PDF για το τελικό στάδιο παράδοσης, υπογραφής ή υποβολής. Αυτό το μοτίβο είναι κοινό επειδή προστατεύει τη δυνατότητα επεξεργασίας, ενώ εξακολουθεί να δίνει στο έτοιμο ντοκαφο μια συνεπή τελική κατάσταση.
Αυτός είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο το περιεχόμενο σύγκρισης μορφών θα πρέπει φυσικά να συνδέεται με εργαλεία μετατροπής και συγχώνευσης. Ο χρήστης μπορεί να απέχει μία απόφαση από το να χρειαστεί το Ντοκ σε PDF, το PDF σε Ντοκ ή μια ροή εργασιών δημιουργίας πακέτων.
- Σχέδιο και αναθεώρηση στο ΝΤΟΚΞ.
- Εξαγωγή ή μετατροπή σε PDF για τελική παράδοση.
- Συγχώνευση υποστηρικτικού υλικού σε ένα πακέτο PDF όταν χρειάζεται.
Πώς να επιλέξετε με βάση την εργασία, όχι μόνο τον τύπο αρχείου
Εάν ο παραλήπτης χρειάζεται να επεξεργαστεί, να σχολιάσει ή να ξαναγράψει το περιεχόμενο, το ΝΤΟΚΞ είναι συνήθως το καλύτερο μέρος για να ξεκινήσετε. Εάν ο παραλήπτης χρειάζεται μόνο να ελέγξει, να υπογράψει, να εγκρίνει ή να αρχειοθετήσει το τελικό αποτέλεσμα, το PDF είναι ο καλύτερος προορισμός.
Αυτή η αλλαγή στο πλαίσιο βοηθά τους χρήστες που αναζητούν κάτι περισσότερο από μια βασική λίστα πλεονεκτημάτων και μειονεκτημάτων, επειδή αντιστοιχίζει την επιλογή μορφής σε μια πραγματική εργασία αντί για μια γενική προτίμηση λογισμικού.
Ποια ροή εργασίας ToolBuddy ακολουθεί
Οι αναγνώστες που τελειώνουν αυτόν τον οδηγό είναι πιθανότατα κοντά στη δράση. Εάν μετατρέπουν ένα επεξεργάσιμο αρχείο σε τελικό παραδοτέο, το επόμενο βήμα είναι η μετατροπή. Εάν δημιουργούν ένα πακέτο υποβολής, το επόμενο βήμα μπορεί να είναι η συγχώνευση. Εάν διορθώνουν ένα μεγάλο τελικό αρχείο, το επόμενο βήμα μπορεί να είναι η συμπίεση.
Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο αυτό το άρθρο γίνεται κάτι περισσότερο από περιεχόμενο αναφοράς. Γίνεται το επίπεδο απόφασης που οδηγεί στη ζωντανή ροή εργασίας.