Einführung
Wenn Sie einen PDF-Organizer suchen, kennen Sie das Problem bereits: Eine Datei, die nicht in der richtigen Reihenfolge ist, einige Seiten seitlich gescannt enthält und drei Seiten beinhaltet, die niemand angefordert hat.
Die Korrektur erfordert vier Schritte. Ordnen Sie die Seiten, richten Sie schiefe Seiten aus, löschen Sie überflüssige Seiten und speichern Sie eine Datei, die Sie bedenkenlos versenden können.
Hier erfahren Sie, was Sie vor dem Verschieben von Seiten beachten sollten, welche Fehler häufig vorkommen und warum die Bearbeitung im Browser für Dokumente, die Sie nicht hochladen möchten, sinnvoll ist.
Was ein PDF-Organizer Ihnen ermöglichen sollte
Sie müssen jede Seite als Miniaturansicht sehen, sie per Drag & Drop verschieben, mit einem Klick drehen und beim Exportieren genau das Ergebnis erhalten, das Sie sehen. Fehlt eine dieser Funktionen, müssen Sie die Datei erneut herunterladen, einen Fehler entdecken und von vorne beginnen.
Es geht nicht darum, Seiten zu verschieben. Es geht darum, eine Datei zu erstellen, die der Leser einmal komplett durchlesen kann, ohne sich zu verirren.
- Ordnen Sie die Seiten in der Lesereihenfolge an.
- Drehen Sie falsch gescannte Seiten.
- Löschen Sie leere, doppelte oder nicht zusammengehörige Seiten.
- Speichern Sie eine saubere PDF-Datei, sobald sie korrekt aussieht.
Verwendung des ToolBuddy-Organizers PDF
Fügen Sie eine oder mehrere PDF-Dateien hinzu. Seiten aus jeder Datei werden als Miniaturansichten in einer Liste angezeigt. Bevor Sie etwas verschieben, scrollen Sie einmal durch die Liste und legen Sie die endgültige Reihenfolge fest. Das ist viel schneller, als die Seiten während des Vorgangs neu anzuordnen und Ihre Meinung später zu ändern.
Ziehen Sie die Miniaturansichten an die gewünschte Position oder wählen Sie eine Seite aus und verwenden Sie die Pfeiltasten. Drehen Sie die seitlich liegenden Seiten und löschen Sie die nicht zugehörigen. Falls Sie einen Fehler gemacht haben, können Sie die Änderungen mit Cmd/Ctrl+Z rückgängig machen. Außerdem gibt es eine Schaltfläche zum Zurücksetzen, mit der Sie die ursprüngliche Reihenfolge wiederherstellen können. Überprüfen Sie die Miniaturansichten ein letztes Mal und exportieren Sie die Datei anschließend.
- Fügen Sie die PDFs hinzu, mit der Sie arbeiten.
- Ziehen Sie die Miniaturansichten (oder verwenden Sie die Pfeiltasten), um die Reihenfolge festzulegen.
- Drehen Sie alle Seiten, die falsch ausgerichtet sind.
- Löschen Sie Seiten, die Sie in der endgültigen Datei nicht benötigen.
- Exportieren Sie die Datei (Cmd/Ctrl + Enter funktioniert auch) und prüfen Sie das Ergebnis vor dem Versenden.
Warum nicht einfach eine Upload-Seite nutzen?
Die meisten Online-Organisationsprogramme benötigen die Datei auf ihrem Server, bevor Sie sie bearbeiten können. Das bedeutet Wartezeit und die Überlegung, ob Sie einen Vertrag, einen Kontoauszug oder eine interne Präsentation an eine unbekannte Person senden möchten.
ToolBuddy erledigt alles direkt im Browser. Die Dateien befinden sich bereits auf Ihrem Computer und bleiben dort während der Bearbeitung und beim Export.
- Kein Upload vor dem Start erforderlich.
- Alle Seiten und alle Steuerelemente an einem Ort.
- Sicher für Verträge, Kontoauszüge und andere vertrauliche Dokumente.
Wenn das zur Sprache kommt
Es tritt ständig in der Verwaltungs- und Kundenarbeit auf: ein Stapel gemischter Scans, der sortiert werden muss, Belege, die in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht werden müssen, oder ein Paket, das aus vier verschiedenen Dateien zusammengestellt werden muss.
Wenn Sie dies wöchentlich tun, spart eine schnelle Methode im Browser mehr Zeit als das Öffnen eines Desktop-PDF-Editors.
- Angebots- und Onboarding-Unterlagen, die in der richtigen Reihenfolge gelesen werden müssen.
- Gescannte Pakete, die vor der Weiterleitung an die Rechtsabteilung oder Compliance-Abteilung bereinigt werden müssen.
- Anträge, die aus mehreren separaten PDFs-Dokumenten zusammengestellt wurden.
- Dokumente, die zur Genehmigung oder Unterschrift weitergeleitet werden.
Was ist als Nächstes zu tun?
Sobald die Reihenfolge stimmt, besteht der nächste Schritt in der Regel aus einem von drei Dingen. PDF Merge fügt weitere Dateien am Ende hinzu, PDF Splitter speichert einen Abschnitt in einer separaten Datei, und PDF Compress verkleinert das Ergebnis, falls es zu groß für den E-Mail-Versand ist.
Organisieren Sie die Daten zuerst und komprimieren Sie sie zuletzt. So komprimieren Sie nur die Seiten, die Sie tatsächlich behalten möchten.
Geschrieben von
Ankit Kumar
Senior Software Engineer und Gründer bei ToolBuddy
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