Σε αυτήν τη σελίδα
- Εισαγωγή
- Προσανατολιστείτε στον χώρο εργασίας
- Εργασία 1, βήμα 1: συμπληρώστε τη φόρμα
- Βήμα 2: υπογράψτε την
- Βήμα 3: συρρικνώστε την κάτω από το όριο
- Εργασία 2, βήμα 1: εντοπίστε τι πρέπει να αφαιρεθεί
- Βήμα 2: καθαρίστε το αρχείο
- Βήμα 3: κατεβάστε και ελέγξτε
- Εργασία 3, βήμα 1: συγκεντρώστε τις σαρώσεις μαζί
- Βήμα 2: τακτοποιήστε τις σελίδες
- Βήμα 3: κάντε το έγγραφο αναζητήσιμο
- Συμβουλές που σας γλιτώνουν από το να ξεκινάτε από την αρχή
Εισαγωγή
Ο καλύτερος τρόπος για να μάθετε έναν χώρο εργασίας με τόσα πολλά εργαλεία είναι να εκτελέσετε πραγματικές εργασίες σε αυτόν. Αυτός ο οδηγός ακολουθεί τρεις χαρακτηριστικές περιπτώσεις: συμπλήρωση, υπογραφή και συρρίκνωση μιας φόρμας για μια πύλη υποβολής· ασφαλή απόκρυψη δεδομένων σε ένα έγγραφο πριν το κοινοποιήσετε· και μετατροπή μιας στοίβας σαρωμένων σελίδων σε ένα τακτοποιημένο, αναζητήσιμο PDF. Κάθε διαδικασία μετακινείται σε διάφορους χώρους εργασίας χωρίς να απαιτείται ενδιάμεση αποθήκευση.
Προσανατολιστείτε στον χώρο εργασίας
Ανοίξτε τον Σταθμό εργασίας PDF και επιλέξτε ένα PDF από τη συσκευή σας. Η αναίρεση και η επανάληψη λειτουργούν σε κάθε χώρο εργασίας, ενώ η αυτόματη αποθήκευση διατηρεί την εργασία σας αν κλείσει η καρτέλα. Μόλις ανοίξει ένα αρχείο:
- Η γραμμή μενού εκτείνεται κατά μήκος του επάνω μέρους: Αρχείο, Ανάγνωση, Οργάνωση, Επεξεργασία, Συμπλήρωση & Υπογραφή, Προστασία, Μετατροπή, Εργαλεία και AI. Το μενού κάθε χώρου εργασίας παραθέτει τις επιμέρους ενότητές του.
- Η πλαϊνή ράβδος σελίδων εμφανίζει μικρογραφίες, τη δομή (outline) και τα σχόλια.
- Ο Πίνακας Ελέγχου εμφανίζει τις ρυθμίσεις για την ενότητα που έχετε επιλέξει.
- Το συντόμευση ⌘K (Ctrl+K σε Windows) πραγματοποιεί αναζήτηση σε κάθε διαθέσιμη ενέργεια, αν δεν θυμάστε πού βρίσκεται κάτι.
Εργασία 1, βήμα 1: συμπληρώστε τη φόρμα
Ανοίξτε την επιλογή Συμπλήρωση & Υπογραφή › Πεδία. Κάθε πεδίο της φόρμας καταγράφεται στη λίστα και το πλήκτρο Tab μετακινείται ανάμεσά τους με τη σειρά. Συμπληρώστε τα απευθείας πάνω στη σελίδα ή στη λίστα.
Εάν η φόρμα είναι επίπεδη, με γραμμές για γράψιμο αλλά χωρίς διαδραστικά πεδία, απλώς κάντε κλικ σε ένα κενό σημείο και πληκτρολογήστε. Αποθηκεύστε το όνομα, τη διεύθυνση και άλλα στοιχεία σας στην ενότητα Τα στοιχεία μου και θα μπορείτε να τα συμπληρώσετε με ένα μόνο πάτημα την επόμενη φορά.
Βήμα 2: υπογράψτε την
Ανοίξτε την επιλογή Συμπλήρωση & Υπογραφή › Υπογραφή. Σχεδιάστε, πληκτρολογήστε ή ανεβάστε την υπογραφή σας και τοποθετήστε την στη σελίδα. Ο σταθμός εργασίας τη διατηρεί σε αυτό το πρόγραμμα περιήγησης για την επόμενη φορά.
Εάν η πύλη υποβολής απαιτεί ψηφιακή υπογραφή, επιλέξτε αντ' αυτού το αρχείο ψηφιακού πιστοποιητικού σας (.p12 ή .pfx). Η υπογραφή παραμένει έγκυρη ακόμη κι αν συμπληρωθεί ένα πεδίο ή προστεθεί ένα σχόλιο αργότερα.
Βήμα 3: συρρικνώστε την κάτω από το όριο
Ανοίξτε την επιλογή Μετατροπή › Συμπίεση και ορίστε ένα συγκεκριμένο όριο μεγέθους, όπως 5 MB, αντί για μια προκαθορισμένη ρύθμιση. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την επιλογή Αρχείο › Λήψη PDF. Τρεις εργασίες, ένα αρχείο και καμία μεταφόρτωση δεδομένων σε κανένα σημείο της διαδικασίας.
Εργασία 2, βήμα 1: εντοπίστε τι πρέπει να αφαιρεθεί
Ας υποθέσουμε ότι στέλνετε ένα έγγραφο σε έναν προμηθευτή και περιέχει πληθώρα προσωπικών στοιχείων. Ανοίξτε την επιλογή Προστασία › Απόκρυψη (Redact). Επιλέξτε τι αναζητάτε (διευθύνσεις email, αριθμούς τηλεφώνου, αριθμούς καρτών, IBAN, αριθμούς ταυτότητας, ημερομηνίες ή οποιεσδήποτε λέξεις πληκτρολογήσετε) και εκτελέστε την αναζήτηση. Κάθε αντιστοιχία καταγράφεται αναλυτικά.
Αποεπιλέξτε οτιδήποτε πρέπει να παραμείνει, όπως τη διεύθυνση επικοινωνίας της δικής σας εταιρείας, και επισημάνετε τα υπόλοιπα. Για να αποκρύψετε κάτι που η αναζήτηση δεν μπορεί να βρει, όπως ένα πρόσωπο σε μια φωτογραφία, σύρετε ένα πλαίσιο πάνω του στη σελίδα.
Βήμα 2: καθαρίστε το αρχείο
Ανοίξτε την επιλογή Προστασία › Εξυγίανση (Sanitize) και αφαιρέστε μεταδεδομένα, δέσμες ενεργειών (scripts), συνημμένα και κρυφό περιεχόμενο. Τα ονόματα των δημιουργών και το ιστορικό επεξεργασίας συχνά κρύβονται εκεί.
Βήμα 3: κατεβάστε και ελέγξτε
Κατεβάστε το PDF. Πριν το παραλάβετε, ο σταθμός εργασίας διαβάζει ξανά το αποθηκευμένο αρχείο· εάν οποιοδήποτε επισημασμένο κείμενο μπορεί ακόμη να εντοπιστεί, η λήψη διακόπτεται αυτόματα αντί να σας παραδώσει ένα επισφαλές αρχείο με διαρροές. Εάν ο προμηθευτής πρέπει να ανοίξει το αρχείο μόνο με κωδικό, προσθέστε έναν στην επιλογή Προστασία › Κωδικός πρόσβασης πριν από τη λήψη.
Εργασία 3, βήμα 1: συγκεντρώστε τις σαρώσεις μαζί
Ανοίξτε την πρώτη σάρωση και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την επιλογή Οργάνωση › Εισαγωγή για να προσθέσετε τις υπόλοιπες, είτε ως PDF είτε ως εικόνες. Σύρετε τις μικρογραφίες στη σωστή σειρά στην επιλογή Οργάνωση › Σελίδες και περιστρέψτε όσες έχουν εισαχθεί πλάγια.
Βήμα 2: τακτοποιήστε τις σελίδες
Η επιλογή Οργάνωση › Καθαρισμός εντοπίζει κενές σελίδες (την πίσω όψη φύλλων μονής όψης) και διπλότυπα, ώστε να μπορείτε να τα διαγράψετε με μία κίνηση. Η Διάταξη μπορεί να κάνει κάθε σελίδα ίδιου μεγέθους και η Σφραγίδα προσθέτει αριθμούς σελίδων.
Βήμα 3: κάντε το έγγραφο αναζητήσιμο
Ανοίξτε την επιλογή Εργαλεία › OCR και εκτελέστε το σε ολόκληρο το έγγραφο. Ισιώνει πρώτα τις κεκλιμένες σελίδες και στη συνέχεια παραθέτει λέξεις για τις οποίες δεν ήταν βέβαιο, ώστε να μπορείτε να τις διορθώσετε. Μετά από αυτό, η σάρωση είναι πλήρως αναζητήσιμη και μπορείτε να αντιγράψετε και να επεξεργαστείτε το κείμενό της. Για άλλη γλώσσα, εισαγάγετε πρώτα το αντίστοιχο πακέτο γλώσσας.
Ολοκληρώστε με την επιλογή Μετατροπή › Συμπίεση εάν το αρχείο είναι μεγάλο και, στη συνέχεια, κατεβάστε το.
Συμβουλές που σας γλιτώνουν από το να ξεκινάτε από την αρχή
Μερικές πρακτικές συνήθειες που εξοικονομούν χρόνο.
- Σημειώστε αποκρύψεις όποτε θέλετε. Η απόκρυψη εφαρμόζεται τελευταία, όταν αποθηκεύεται το αρχείο, επομένως οτιδήποτε προσθέσετε κάτω από μια σήμανση αργότερα αφαιρείται επίσης.
- Χρησιμοποιήστε τη διαιρεμένη προβολή (split view) για σύγκριση. Ανοίξτε ένα δεύτερο PDF και προβάλετέ το δίπλα στο πρώτο.
- Μετατρέψτε μια ρουτίνα σε συνταγή. Εάν εκτελείτε τα ίδια βήματα κάθε εβδομάδα, δημιουργήστε τα στην επιλογή Εργαλεία › Μαζική επεξεργασία (Batch), αποθηκεύστε τη συνταγή και εκτελέστε την στην επόμενη παρτίδα αρχείων.
- Ελέγξτε την ένδειξη απορρήτου. Καταγράφει κάθε αίτημα που αποστέλλει η σελίδα με δεδομένα, ώστε να μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι το έγγραφό σας δεν αποστέλλεται πουθενά.
Γράφτηκε από
Ankit Kumar
Ανώτερος Μηχανικός Λογισμικού & Ιδρυτής στο ToolBuddy
Τεχνολογία βοηθητικών προγραμμάτων για πρώτη φορά στο πρόγραμμα περιήγησης με μηδενικές απαιτήσεις μεταφόρτωσης χρησιμοποιώντας τεχνολογίες WebAssembly, Web Audio και Canvas.