Trên trang này
- Giới thiệu
- Làm quen với giao diện
- Tác vụ 1, bước 1: Điền biểu mẫu
- Bước 2: Ký tên
- Bước 3: Nén tệp xuống dưới mức giới hạn
- Tác vụ 2, bước 1: Tìm thông tin cần loại bỏ
- Bước 2: Làm sạch tệp
- Bước 3: Tải xuống và kiểm tra
- Tác vụ 3, bước 1: Tập hợp các bản quét lại với nhau
- Bước 2: Sắp xếp và dọn dẹp trang
- Bước 3: Làm cho tài liệu có thể tìm kiếm nội dung
- Những thói quen giúp bạn không phải làm lại từ đầu
Giới thiệu
Cách tốt nhất để làm chủ một không gian làm việc có nhiều công cụ như thế này là giải quyết các tác vụ thực tế trong công việc. Hướng dẫn này sẽ đi theo ba tác vụ: điền, ký tên và nén gọn một biểu mẫu để nộp lên cổng thông tin; che dữ liệu nhạy cảm trong tài liệu trước khi chia sẻ; và chuyển một tập hợp các trang quét thành một tệp PDF gọn gàng, có thể tìm kiếm nội dung. Mỗi tác vụ đều luân chuyển qua nhiều không gian làm việc mà không cần phải lưu tệp trung gian giữa chừng.
Làm quen với giao diện
Mở Trạm làm việc PDF và mở một tệp PDF từ thiết bị của bạn. Tính năng hoàn tác và làm lại hoạt động xuyên suốt trên mọi không gian làm việc, và tính năng tự động lưu sẽ giữ lại công việc của bạn nếu chẳng may tab bị đóng. Khi tệp đã mở:
- Thanh menu chạy dọc phía trên cùng: File, Read, Organize, Edit, Fill & Sign, Protect, Convert, Tools và AI. Mỗi menu không gian làm việc liệt kê các phân mục tương ứng.
- Thanh bên hiển thị hình thu nhỏ, dàn ý tài liệu và các nhận xét.
- Bảng điều khiển hiển thị các cài đặt cho phân mục bạn đã chọn.
- Nhấn ⌘K (Ctrl+K trên Windows) để tìm kiếm nhanh mọi tác vụ nếu bạn chưa rõ tính năng nằm ở đâu.
Tác vụ 1, bước 1: Điền biểu mẫu
Mở Fill & Sign › Fields. Mọi trường trong biểu mẫu đều được liệt kê, và phím Tab giúp di chuyển lần lượt qua các trường theo thứ tự. Bạn có thể điền thông tin trực tiếp trên trang hoặc trong danh sách.
Nếu biểu mẫu là dạng phẳng—chỉ có các dòng kẻ để viết chứ không có trường điền sẵn—bạn chỉ cần nhấp vào khoảng trống và gõ. Hãy lưu tên, địa chỉ và các chi tiết khác trong My details để có thể điền nhanh chỉ bằng một lần chạm vào những lần sau.
Bước 2: Ký tên
Mở Fill & Sign › Sign. Vẽ, gõ hoặc tải lên hình ảnh chữ ký của bạn, rồi đặt vào vị trí mong muốn trên trang. Trạm làm việc sẽ ghi nhớ chữ ký trong trình duyệt này cho những lần sử dụng tiếp theo.
Nếu cổng nộp tài liệu yêu cầu chữ ký số, hãy chọn tệp chứng thư số của riêng bạn (.p12 hoặc .pfx). Chữ ký này vẫn duy trì tính hợp lệ ngay cả khi có trường biểu mẫu được điền hay nhận xét được thêm vào sau đó.
Bước 3: Nén tệp xuống dưới mức giới hạn
Mở Convert › Compress và thiết lập một giới hạn dung lượng cụ thể, chẳng hạn như 5 MB, thay vì chọn cấu hình định sẵn. Sau đó vào File › Download PDF. Ba tác vụ trọn vẹn trên một tệp duy nhất mà không có bất kỳ thứ gì bị tải lên mạng trong suốt quá trình.
Tác vụ 2, bước 1: Tìm thông tin cần loại bỏ
Giả sử bạn cần gửi một tài liệu cho đối tác và tài liệu đó chứa rất nhiều thông tin cá nhân. Hãy mở Protect › Redact. Chọn nội dung cần tìm kiếm (địa chỉ email, số điện thoại, số thẻ ngân hàng, mã IBAN, số định danh, ngày tháng hoặc bất kỳ từ ngữ nào bạn gõ vào) và tiến hành tìm kiếm. Mọi kết quả trùng khớp sẽ được liệt kê đầy đủ.
Bỏ chọn những mục cần giữ lại, chẳng hạn như địa chỉ liên hệ của chính công ty bạn, và đánh dấu các mục còn lại. Để che những đối tượng mà công cụ tìm kiếm tự động không nhận diện được, như khuôn mặt trong ảnh chụp, chỉ cần kéo một khung chữ nhật trùm lên đối tượng đó trên trang.
Bước 2: Làm sạch tệp
Mở Protect › Sanitize để loại bỏ siêu dữ liệu, tập lệnh, tệp đính kèm và nội dung ẩn. Tên tác giả và lịch sử chỉnh sửa thường ẩn nấp ở những vị trí này.
Bước 3: Tải xuống và kiểm tra
Tải xuống tệp PDF. Trước khi bàn giao tệp cho bạn, trạm làm việc sẽ đọc lại tệp đã lưu một lần nữa; nếu bất kỳ văn bản đã đánh dấu nào vẫn còn được tìm thấy, quá trình tải xuống sẽ bị chặn lại thay vì đưa cho bạn một tệp bị rò rỉ dữ liệu. Nếu đối tác chỉ được phép mở tệp bằng mật khẩu, hãy thêm mật khẩu tại Protect › Password trước khi tải xuống.
Tác vụ 3, bước 1: Tập hợp các bản quét lại với nhau
Mở bản quét đầu tiên, sau đó dùng Organize › Insert để thêm các bản còn lại, dưới dạng tệp PDF hoặc hình ảnh. Kéo các hình thu nhỏ vào đúng thứ tự trong Organize › Pages, và xoay lại những trang bị nghiêng hoặc ngược hướng.
Bước 2: Sắp xếp và dọn dẹp trang
Organize › Clean up tự động phát hiện các trang trắng (như mặt sau của tờ in một mặt) và các trang trùng lặp để bạn xóa bỏ nhanh chóng trong một lần bấm. Mục Layout có thể chuẩn hóa mọi trang về cùng một kích thước, và Stamp giúp thêm số trang tuần tự.
Bước 3: Làm cho tài liệu có thể tìm kiếm nội dung
Mở Tools › OCR và chạy quét trên toàn bộ tài liệu. Hệ thống sẽ tự động nắn thẳng các trang bị lệch trước, sau đó liệt kê những từ mà hệ thống chưa chắc chắn để bạn chỉnh sửa. Sau đó, bản quét có thể tìm kiếm được nội dung, cho phép bạn sao chép và chỉnh sửa văn bản trên đó. Đối với ngôn ngữ khác, hãy nhập gói ngôn ngữ tương ứng trước.
Hoàn tất bằng Convert › Compress nếu tệp có dung lượng lớn, sau đó tải xuống.
Những thói quen giúp bạn không phải làm lại từ đầu
Một vài thói quen giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian.
- Đánh dấu che dữ liệu bất cứ lúc nào bạn muốn. Lệnh che dữ liệu được áp dụng ở bước cuối cùng khi lưu tệp, do đó bất kỳ nội dung nào bạn thêm vào bên dưới vết đánh dấu sau này cũng đều sẽ bị loại bỏ.
- Dùng chế độ xem chia đôi màn hình để đối chiếu. Mở tệp PDF thứ hai và xem song song bên cạnh tệp thứ nhất.
- Biến công việc thường ngày thành một quy trình. Nếu bạn phải lặp lại các bước tương tự mỗi tuần, hãy tạo quy trình trong Tools › Batch, lưu lại và áp dụng nhanh cho hàng loạt tệp tiếp theo.
- Kiểm tra chỉ báo quyền riêng tư. Nó hiển thị mọi yêu cầu có gửi dữ liệu từ trang, giúp bạn an tâm xác nhận tài liệu của mình hoàn toàn không bị gửi đi đâu.
Được viết bởi
Ankit Kumar
Kỹ sư phần mềm cao cấp & Người sáng lập tại ToolBuddy
Xây dựng các tiện ích ưu tiên trình duyệt mà không yêu cầu tải lên bằng cách sử dụng các công nghệ WebAssembly, Web Audio và Canvas.