ในหน้านี้
- บทนำ
- ทำความคุ้นเคยกับส่วนต่างๆ
- งานที่ 1 ขั้นตอนที่ 1: แก้ไขราคาในใบแจ้งหนี้
- ขั้นตอนที่ 2: หากโปรแกรมแจ้งว่ามีการใช้แบบอักษรอื่นแทน
- ขั้นตอนที่ 3: ดาวน์โหลดไฟล์
- งานที่ 2 ขั้นตอนที่ 1: แทนที่ข้อมูลในส่วนที่ไม่สามารถแก้ไขข้อความได้
- ขั้นตอนที่ 2: พิมพ์ข้อมูลใหม่ลงไป
- ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มรูปภาพลายเซ็นและลิงก์
- งานที่ 3: ตรวจทานเอกสารร่างให้ผู้อื่น
- เคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณไม่ต้องแก้ไขงานซ้ำสอง
บทนำ
วิธีที่คุณจะเรียนรู้การใช้งานโปรแกรมแก้ไขได้เร็วที่สุดคือการลงมือแก้ไขงานจริง ดังนั้นแทนที่จะพาไปดูปุ่มทุกปุ่ม คู่มือนี้จะพาคุณทำตามงานทั่วไปสามงาน: การแก้ไขราคาในใบแจ้งหนี้, การอัปเดตแบบฟอร์มเก่าที่ไม่สามารถคลิกแก้ข้อความได้, และการตรวจทานเอกสารร่างให้ผู้อื่น ระหว่างทางคุณจะได้เรียนรู้ว่าเครื่องมือแต่ละตัวทำหน้าที่อะไร
การทำบนคอมพิวเตอร์จะให้พื้นที่ทำงานกว้างที่สุด แต่ขั้นตอนบนแท็บเล็ตก็เหมือนกันทุกประการ
ทำความคุ้นเคยกับส่วนต่างๆ
เปิดโปรแกรมแก้ไข PDF แล้วเลือกหรือลากไฟล์ PDF มาวาง หากไฟล์มีรหัสผ่านป้องกัน ระบบจะถามรหัสผ่านบนอุปกรณ์ของคุณก่อน ซูมดูด้วยปุ่มบนแถบเครื่องมือ หรือเลือก Fit width เพื่อขยายให้พอดีกับพื้นที่ กด Ctrl+Z เพื่อเลิกทำ และ Ctrl+Shift+Z เพื่อทำซ้ำ (⌘ บน Mac) เมื่อเปิดไฟล์ขึ้นมาแล้วจะมีพื้นที่หลัก 3 ส่วน:
- แถบเครื่องมือเหนือหน้าเอกสาร แบ่งเป็น 3 กลุ่ม: Text, Add และ Comment
- หน้าเอกสาร ซึ่งเป็นตำแหน่งที่คุณคลิกและวาดสิ่งต่างๆ
- Control Panel ประกอบด้วยส่วน Tool, Properties และ Document ซึ่งจะเปลี่ยนการแสดงผลไปตามการทำงานที่คุณกำลังทำอยู่
งานที่ 1 ขั้นตอนที่ 1: แก้ไขราคาในใบแจ้งหนี้
เลือก Edit text จากกลุ่ม Text แล้วคลิกที่บรรทัดที่มีราคา บรรทัดนั้นจะเปลี่ยนเป็นกล่องแก้ไขข้อความที่เขียนด้วยแบบอักษรเดิมของใบแจ้งหนี้ แก้ไขตัวเลข จากนั้นคลิกด้านนอกกล่องหรือกด Ctrl+Enter (⌘+Enter บน Mac) หากต้องการยกเลิกการเปลี่ยนแปลงให้กด Escape
โดยปกติแล้วเพียงเท่านี้ก็เสร็จเรียบร้อย ราคาใหม่จะใช้แบบอักษร ขนาด สี และตำแหน่งเดียวกับของเดิมทุกประการ และส่วนที่เหลือของบรรทัดจะไม่ขยับเขยื้อน
ขั้นตอนที่ 2: หากโปรแกรมแจ้งว่ามีการใช้แบบอักษรอื่นแทน
บางครั้งคุณอาจเห็นการแจ้งเตือนว่าข้อความนั้นใช้แบบอักษรอื่น นั่นหมายความว่าสำเนาแบบอักษรในใบแจ้งหนี้ไม่มีตัวอักษรหรือตัวเลขที่คุณพิมพ์ ระบบจึงเลือกแบบอักษรที่ใกล้เคียงที่สุดมาวาดบรรทัดนั้นแทน
หากแบบอักษรทดแทนดูเหมาะสมดีแล้ว คุณสามารถปล่อยไว้เช่นนั้นได้ แต่หากยังไม่พอใจ ให้เปิด "Fonts in this document…" ในส่วน Document ค้นหาแบบอักษรนั้น เลือกฟอนต์ทดแทนใหม่ และกำหนดว่าต้องการให้มีผลเฉพาะข้อความนี้หรือทุกข้อความที่ใช้ฟอนต์ดังกล่าว นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มไฟล์แบบอักษรของคุณเอง หรือเลือกแบบอักษรที่ติดตั้งอยู่ในอุปกรณ์ของคุณได้อีกด้วย
ขั้นตอนที่ 3: ดาวน์โหลดไฟล์
เลือก Download PDF ไฟล์จะยังคงชื่อเดิม และหน้าที่คุณไม่ได้แตะต้องจะถูกบันทึกไว้ในสภาพเดิมทุกประการ
งานที่ 2 ขั้นตอนที่ 1: แทนที่ข้อมูลในส่วนที่ไม่สามารถแก้ไขข้อความได้
แบบฟอร์มเก่าและจดหมายที่สแกนมามักเป็นรูปภาพของข้อความ การคลิกที่บรรทัดจึงไม่เกิดอะไรขึ้น โปรแกรมแก้ไขจะแจ้งให้คุณทราบว่ามีหน้าลักษณะนี้กี่หน้า สำหรับหน้าเหล่านี้ ให้ใช้วิธีปิดทับและพิมพ์ใหม่
เลือก Whiteout จากกลุ่ม Add แล้วลากคลุมทับที่อยู่เดิม พื้นที่ตรงนั้นจะถูกปิดทับด้วยแถบสีขาวเรียบเนียน
ขั้นตอนที่ 2: พิมพ์ข้อมูลใหม่ลงไป
เลือก Add a text box ลากวางในตำแหน่งที่ต้องการให้มีข้อความ แล้วพิมพ์ข้อมูลใหม่ ใน Control Panel ให้กำหนดแบบอักษร ขนาด และสีให้กลมกลืนกับส่วนที่เหลือของหน้า เครื่องมือ Select and move ในกลุ่ม Text จะช่วยให้คุณปรับขยับตำแหน่งกล่องข้อความได้อย่างแม่นยำในภายหลัง
ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มรูปภาพลายเซ็นและลิงก์
เลือก Add an image แล้วลากในตำแหน่งที่ต้องการวางลายเซ็น จากนั้นเลือกไฟล์ PNG หรือ JPEG ของลายเซ็น (ไฟล์ PNG ที่มีพื้นหลังโปร่งใสจะดูกลมกลืนเป็นธรรมชาติที่สุด) หากในจดหมายมีการกล่าวถึงเว็บไซต์ ให้เลือก Add a link ลากคลุมที่อยู่ แล้วพิมพ์ปลายทางที่ต้องการเชื่อมโยงไป: ไม่ว่าจะเป็นที่อยู่เว็บหรือหน้าอื่นในเอกสารเดียวกัน
งานที่ 3: ตรวจทานเอกสารร่างให้ผู้อื่น
สลับไปที่กลุ่ม Comment ทุกสิ่งที่คุณเพิ่มที่นี่จะถูกบันทึกเป็นความคิดเห็น PDF มาตรฐาน ดังนั้นผู้รับจะสามารถมองเห็นได้ในโปรแกรมอ่าน PDF ทุกโปรแกรมที่พวกเขาใช้
- ไฮไลต์ ขีดเส้นใต้ หรือขีดฆ่าข้อความด้วยการลากเมาส์คลุม
- เพิ่มความคิดเห็นโดยคลิกตรงจุดที่ต้องการแล้วพิมพ์บันทึกย่อของคุณ
- วาดเส้นด้วยลายมืออิสระเพื่อวงกลมสิ่งที่ต้องการเน้น
- ใส่ตราประทับ: เลือก Approved, Draft, Confidential หรือตราประทับอื่นๆ พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการเอง หรือใช้รูปภาพ แล้วลากวางลงบนหน้า
เคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณไม่ต้องแก้ไขงานซ้ำสอง
ข้อควรจำเล็กๆ น้อยๆ เพื่อให้งานแก้ไขของคุณเรียบร้อยที่สุด
- แก้ไขข้อความจริงก่อนเพิ่มกล่องข้อความ การแก้ไขข้อความจริงช่วยให้เอกสารยังคงค้นหาและคัดลอกข้อความได้ ส่วนกล่องข้อความที่วางทับบนแถบสีขาวไม่ได้แทนที่คำที่ซ่อนอยู่ข้างใต้
- สังเกตการแจ้งเตือนเรื่องแบบอักษร หากบรรทัดใดถูกวาดด้วยแบบอักษรทดแทน ให้ซูมตรวจสอบดูให้แน่ใจก่อนกดดาวน์โหลด
- ปุ่มเลิกทำ (Undo) คือเพื่อนแท้ Ctrl+Z จะย้อนกลับทุกการเปลี่ยนแปลงทีละขั้นตอน รวมถึงการย้ายตำแหน่งและการปรับขนาด
- แถบปิดสีขาว (Whiteout) ทำหน้าที่เพียงปิดบัง ไม่ใช่การลบ คำเดิมยังคงอยู่ในไฟล์ข้างใต้ สำหรับข้อมูลที่ต้องปกปิดอย่างแท้จริง เช่น หมายเลขบัญชีธนาคาร ให้ใช้เครื่องมือเซ็นเซอร์ข้อความ (Redaction) แทน
เขียนโดย
Ankit Kumar
วิศวกรซอฟต์แวร์อาวุโสและผู้ก่อตั้ง ToolBuddy
วิศวกรรมยูทิลิตี้เน้นเบราว์เซอร์เป็นหลักโดยไม่มีข้อกำหนดในการอัปโหลดโดยใช้เทคโนโลยี WebAssembly, Web Audio และ Canvas