ในหน้านี้
- บทนำ
- ทำความคุ้นเคยกับส่วนต่างๆ
- งานที่ 1 ขั้นตอนที่ 1: กรอกแบบฟอร์ม
- ขั้นตอนที่ 2: ลงนาม
- ขั้นตอนที่ 3: บีบอัดไฟล์ให้อยู่ในขีดจำกัด
- งานที่ 2 ขั้นตอนที่ 1: ค้นหาสิ่งที่ต้องนำออก
- ขั้นตอนที่ 2: ล้างข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกจากไฟล์
- ขั้นตอนที่ 3: ดาวน์โหลดและตรวจสอบ
- งานที่ 3 ขั้นตอนที่ 1: รวมเอกสารสแกนเข้าด้วยกัน
- ขั้นตอนที่ 2: จัดระเบียบหน้าเอกสาร
- ขั้นตอนที่ 3: ทำให้ค้นหาข้อความได้
- เคล็ดลับที่ช่วยให้คุณไม่ต้องเริ่มทำงานใหม่
บทนำ
วิธีที่ดีที่สุดในการเรียนรู้พื้นที่ทำงานที่มีเครื่องมือมากมายขนาดนี้คือการนำไปใช้งานจริง คู่มือนี้จะติดตามสามงานทั่วไป: การกรอก ลงนาม และบีบอัดไฟล์แบบฟอร์มเพื่อส่งเข้าพอร์ทัลอัปโหลด; การเซ็นเซอร์ข้อมูลในเอกสารก่อนที่จะแชร์; และการแปลงกองหน้าที่สแกนมาให้กลายเป็น PDF ที่เป็นระเบียบและค้นหาข้อความได้ แต่ละงานจะเคลื่อนย้ายข้ามหลายพื้นที่ทำงานได้อย่างราบรื่นโดยไม่ต้องกดบันทึกคั่นระหว่างทาง
ทำความคุ้นเคยกับส่วนต่างๆ
เปิดเวิร์กสเตชัน PDF และเปิดไฟล์ PDF จากอุปกรณ์ของคุณ คำสั่งเลิกทำ (Undo) และทำซ้ำ (Redo) จะทำงานข้ามทุกพื้นที่ทำงาน และการบันทึกอัตโนมัติจะช่วยเก็บงานของคุณไว้หากแท็บถูกปิด เมื่อเปิดไฟล์ขึ้นมาแล้ว:
- แถบเมนูด้านบนสุด: File, Read, Organize, Edit, Fill & Sign, Protect, Convert, Tools และ AI โดยเมนูของแต่ละพื้นที่ทำงานจะแสดงรายการส่วนย่อยต่างๆ
- แถบด้านข้างแสดงภาพตัวอย่างขนาดย่อ โครงร่างเอกสาร และความคิดเห็น
- Control Panel แสดงการตั้งค่าสำหรับส่วนที่คุณเลือก
- กด ⌘K (Ctrl+K บน Windows) เพื่อค้นหาทุกคำสั่ง หากคุณไม่ทราบว่าฟังก์ชันนั้นอยู่ที่ไหน
งานที่ 1 ขั้นตอนที่ 1: กรอกแบบฟอร์ม
เปิด Fill & Sign › Fields ทุกช่องในแบบฟอร์มจะแสดงเป็นรายการ และการกด Tab จะเลื่อนไปยังช่องถัดไปตามลำดับ กรอกข้อมูลบนหน้าเอกสารหรือในรายการได้ทันที
หากแบบฟอร์มเป็นแบบแบนราบ มีเพียงเส้นบรรทัดแต่ไม่มีช่องให้กรอก เพียงคลิกตรงที่ว่างแล้วพิมพ์ได้เลย บันทึกชื่อ ที่อยู่ และรายละเอียดอื่นๆ ไว้ใน My details แล้วคุณจะสามารถกรอกข้อมูลได้ในคลิกเดียวในครั้งต่อไป
ขั้นตอนที่ 2: ลงนาม
เปิด Fill & Sign › Sign วาด พิมพ์ หรืออัปโหลดลายเซ็นของคุณ แล้ววางลงบนหน้าเอกสาร เวิร์กสเตชันจะเก็บบันทึกลายเซ็นไว้ในเบราว์เซอร์นี้สำหรับใช้ในครั้งต่อไป
หากพอร์ทัลต้องการลายเซ็นดิจิทัล ให้เลือกไฟล์ใบรับรองของคุณเอง (.p12 หรือ .pfx) แทน ลายเซ็นจะยังคงความถูกต้องสมบูรณ์แม้จะมีการกรอกข้อมูลในช่องหรือเพิ่มความคิดเห็นหลังจากนั้น
ขั้นตอนที่ 3: บีบอัดไฟล์ให้อยู่ในขีดจำกัด
เปิด Convert › Compress แล้วตั้งขีดจำกัดขนาดไฟล์ เช่น 5 MB แทนการเลือกค่าที่กำหนดล่วงหน้า จากนั้นไปที่ File › Download PDF สามงาน จัดการในไฟล์เดียว และไม่มีการอัปโหลดข้อมูลใดๆ เลยตลอดกระบวนการ
งานที่ 2 ขั้นตอนที่ 1: ค้นหาสิ่งที่ต้องนำออก
สมมติว่าคุณกำลังส่งเอกสารให้ซัพพลายเออร์และมีข้อมูลส่วนบุคคลอยู่เต็มไปหมด ให้เปิด Protect › Redact เลือกสิ่งที่คุณต้องการค้นหา (ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขบัตร IBAN หมายเลขบัตรประชาชน วันที่ หรือคำใดๆ ที่คุณพิมพ์) แล้วสั่งค้นหา ผลการค้นหาที่ตรงกันทั้งหมดจะแสดงเป็นรายการ
ยกเลิกการเลือกสิ่งที่คุณต้องการคงไว้ เช่น ที่อยู่ติดต่อของบริษัทคุณเอง แล้วทำเครื่องหมายส่วนที่เหลือ หากต้องการเซ็นเซอร์สิ่งที่ระบบค้นหาไม่พบ เช่น ใบหน้าคนในรูปถ่าย ให้ลากกล่องสี่เหลี่ยมคลุมทับบนหน้าเอกสารได้โดยตรง
ขั้นตอนที่ 2: ล้างข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกจากไฟล์
เปิด Protect › Sanitize เพื่อลบข้อมูลเมตา สคริปต์ ไฟล์แนบ และเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ ชื่อผู้เขียนและประวัติการแก้ไขมักจะซ่อนอยู่ในส่วนเหล่านี้
ขั้นตอนที่ 3: ดาวน์โหลดและตรวจสอบ
ดาวน์โหลดไฟล์ PDF ก่อนส่งมอบไฟล์ให้คุณ เวิร์กสเตชันจะอ่านตรวจสอบไฟล์ที่บันทึกอีกครั้ง หากยังพบข้อความที่ทำเครื่องหมายไว้ ระบบจะระงับการดาวน์โหลดทันทีแทนที่จะปล่อยให้ไฟล์รั่วไหล หากต้องการให้ซัพพลายเออร์เปิดได้ด้วยรหัสผ่านเท่านั้น ให้ตั้งรหัสผ่านที่ Protect › Password ก่อนทำการดาวน์โหลด
งานที่ 3 ขั้นตอนที่ 1: รวมเอกสารสแกนเข้าด้วยกัน
เปิดไฟล์สแกนไฟล์แรก จากนั้นใช้ Organize › Insert เพื่อเพิ่มไฟล์ที่เหลือเข้ามา ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF หรือรูปภาพ ลากภาพขนาดย่อเพื่อจัดลำดับที่ถูกต้องใน Organize › Pages และหมุนหน้าที่วางเอียงหรือกลับหัว
ขั้นตอนที่ 2: จัดระเบียบหน้าเอกสาร
Organize › Clean up จะช่วยค้นหาหน้าว่าง (เช่น ด้านหลังของกระดาษพิมพ์หน้าเดียว) และหน้าที่ซ้ำกัน เพื่อให้คุณลบออกได้ทั้งหมดในคราวเดียว ส่วน Layout สามารถปรับขนาดทุกหน้าให้เท่ากัน และ Stamp ช่วยใส่หมายเลขหน้ากำกับ
ขั้นตอนที่ 3: ทำให้ค้นหาข้อความได้
เปิด Tools › OCR แล้วสั่งประมวลผลทั้งเอกสาร ระบบจะปรับหน้ากระดาษที่เอียงให้ตรงก่อน จากนั้นจะแสดงรายการคำที่ระบบไม่แน่ใจเพื่อให้คุณตรวจสอบแก้ไข หลังจากนั้นเอกสารสแกนจะสามารถค้นหาข้อความ คัดลอก และแก้ไขข้อความได้ สำหรับภาษาอื่น ให้นำเข้าชุดภาษาก่อนเริ่มกระบวนการ
ปิดท้ายด้วย Convert › Compress หากไฟล์มีขนาดใหญ่ จากนั้นกดดาวน์โหลด
เคล็ดลับที่ช่วยให้คุณไม่ต้องเริ่มทำงานใหม่
แนวทางปฏิบัติที่ช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมาก
- ทำเครื่องหมายเซ็นเซอร์ได้ทุกเมื่อตามต้องการ การเซ็นเซอร์จะมีผลบังคับใช้เป็นขั้นตอนสุดท้ายเมื่อบันทึกไฟล์ ดังนั้นสิ่งใดก็ตามที่คุณเพิ่มใต้เครื่องหมายในภายหลังก็จะถูกลบออกไปด้วย
- ใช้มุมมองแบบแยกหน้าจอเพื่อเปรียบเทียบ เปิด PDF ไฟล์ที่สองขึ้นมาเพื่อดูเทียบข้างกันกับไฟล์แรก
- เปลี่ยนงานประจำให้เป็นชุดคำสั่ง หากคุณต้องทำขั้นตอนเดิมซ้ำๆ ทุกสัปดาห์ ให้สร้างขั้นตอนไว้ใน Tools › Batch บันทึกชุดคำสั่งไว้ แล้วนำไปสั่งรันกับไฟล์กองใหม่ได้ทันที
- ตรวจสอบตัวบ่งชี้ความเป็นส่วนตัว ซึ่งจะแสดงรายการคำขอเครือข่ายทุกรายการที่มีการส่งข้อมูล เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าเอกสารของคุณไม่ได้ถูกส่งออกไปอย่างแน่นอน
เขียนโดย
Ankit Kumar
วิศวกรซอฟต์แวร์อาวุโสและผู้ก่อตั้ง ToolBuddy
วิศวกรรมยูทิลิตี้เน้นเบราว์เซอร์เป็นหลักโดยไม่มีข้อกำหนดในการอัปโหลดโดยใช้เทคโนโลยี WebAssembly, Web Audio และ Canvas