Auf dieser Seite
- Einführung
- Die Benutzeroberfläche im Überblick
- Aufgabe 1, Schritt 1: Einen Preis in einer Rechnung korrigieren
- Schritt 2: Falls der Editor eine Ersatzschrift meldet
- Schritt 3: Herunterladen
- Aufgabe 2, Schritt 1: Nicht editierbare Angaben ersetzen
- Schritt 2: Die neuen Angaben eintippen
- Schritt 3: Eine Unterschrift als Bild und einen Link hinzufügen
- Aufgabe 3: Einen Entwurf für andere überprüfen
- Praxistipps, die doppelte Arbeit ersparen
Einführung
Einen Editor lernt man am schnellsten, indem man eine konkrete Aufgabe darin löst. Statt jeden Knopf einzeln vorzustellen, führt diese Anleitung durch drei typische Alltagsszenarien: das Korrigieren eines Preises in einer Rechnung, das Aktualisieren eines alten Formulars mit nicht editierbarem Text und das Prüfen eines Entwurfs für Kollegen. Dabei lernen Sie ganz nebenbei, welches Werkzeug wofür da ist.
Ein Computer bietet die meiste Übersicht, die Schritte funktionieren auf einem Tablet jedoch genauso.
Die Benutzeroberfläche im Überblick
Öffnen Sie den PDF-Editor und wählen Sie ein PDF aus oder ziehen Sie es per Drag & Drop hinein. Bei einer passwortgeschützten Datei wird das Passwort direkt auf Ihrem Gerät abgefragt. Zoomen Sie mit den Schaltflächen in der Symbolleiste oder wählen Sie „An Breite anpassen“, um den Platz optimal zu nutzen; Strg+Z macht Änderungen rückgängig und Strg+Umschalt+Z stellt sie wieder her (auf dem Mac ⌘). Sobald die Datei geöffnet ist, gibt es drei Hauptbereiche:
- Die Symbolleiste über der Seite, unterteilt in drei Gruppen: Text, Hinzufügen und Kommentieren.
- Die Seite selbst, auf der Sie klicken, schreiben und zeichnen.
- Das Bedienfeld mit den Bereichen Werkzeug, Eigenschaften und Dokument. Es passt sich automatisch an das an, was Sie gerade tun.
Aufgabe 1, Schritt 1: Einen Preis in einer Rechnung korrigieren
Wählen Sie in der Gruppe „Text“ das Werkzeug „Text bearbeiten“ und klicken Sie auf die Zeile mit dem Preis. Sie verwandelt sich in ein Eingabefeld, formatiert in der Originalschrift der Rechnung. Ändern Sie den Betrag und klicken Sie außerhalb des Felds oder drücken Sie Strg+Enter (⌘+Enter auf dem Mac). Mit Escape brechen Sie die Änderung ab.
Das war meist schon alles: Der neue Preis besitzt dieselbe Schriftart, Größe, Farbe und Position wie zuvor, und der restliche Text der Zeile hat sich nicht verschoben.
Schritt 2: Falls der Editor eine Ersatzschrift meldet
Gelegentlich erscheint ein Hinweis, dass der Text eine andere Schriftart verwendet. Das bedeutet, dass die im Dokument eingebettete Schriftart das neu eingegebene Zeichen oder die Ziffer nicht enthielt und der Editor stattdessen eine sehr ähnliche Ersatzschrift gewählt hat.
Sieht das Ergebnis passend aus, können Sie es einfach so belassen. Falls nicht, öffnen Sie im Bereich „Dokument“ den Punkt „Schriftarten in diesem Dokument…“. Wählen Sie die betreffende Schriftart, bestimmen Sie einen passenden Ersatz und legen Sie fest, ob dieser nur für diesen Textblock oder für sämtlichen Text dieser Schriftart gelten soll. Sie können auch eine eigene Schriftdatei hinzufügen oder die auf Ihrem Gerät installierten Schriften anzeigen.
Schritt 3: Herunterladen
Wählen Sie „PDF herunterladen“. Die Datei behält ihren ursprünglichen Namen, und alle Seiten, die Sie nicht angefasst haben, werden exakt im Originalzustand gespeichert.
Aufgabe 2, Schritt 1: Nicht editierbare Angaben ersetzen
Ältere Formulare und eingescannte Briefe bestehen oft aus reinen Bildern. Ein Klick auf eine Zeile bewirkt dort nichts. Der Editor zeigt Ihnen an, wie viele Seiten davon betroffen sind. Bei solchen Dokumenten überdecken Sie den alten Text und schreiben ihn neu.
Wählen Sie in der Gruppe „Hinzufügen“ das Werkzeug „Whiteout“ und ziehen Sie einen Rahmen über die alte Adresse. Der Bereich wird deckend weiß übermalt.
Schritt 2: Die neuen Angaben eintippen
Wählen Sie „Textfeld hinzufügen“, ziehen Sie an der gewünschten Stelle ein Feld auf und tippen Sie den Text ein. Passen Sie im Bedienfeld Schriftart, Schriftgröße und Farbe an, damit sich der Text harmonisch in das Dokument einfügt. Mit „Auswählen und verschieben“ in der Gruppe „Text“ können Sie das Textfeld nachträglich exakt ausrichten.
Schritt 3: Eine Unterschrift als Bild und einen Link hinzufügen
Wählen Sie „Bild hinzufügen“, ziehen Sie den Zielbereich für die Unterschrift auf und wählen Sie eine PNG- oder JPEG-Datei aus. Ein PNG mit transparentem Hintergrund wirkt dabei besonders natürlich. Wenn im Schreiben auf eine Website verwiesen wird, wählen Sie „Link hinzufügen“, ziehen Sie einen Rahmen über die Adresse und tragen Sie das Ziel ein: eine Webadresse oder eine andere Seite im Dokument.
Aufgabe 3: Einen Entwurf für andere überprüfen
Wechseln Sie zur Gruppe „Kommentieren“. Alles, was Sie hier einfügen, wird als standardkonformer PDF-Kommentar gespeichert – die empfangende Person sieht die Anmerkungen in jedem gängigen PDF-Reader.
- Text hervorheben, unterstreichen oder durchstreichen, indem Sie mit der Maus darüberziehen.
- Einen Kommentar hinzufügen, indem Sie an die passende Stelle klicken und Ihre Notiz eintippen.
- Freihand zeichnen, um beispielsweise etwas einzukreisen.
- Einen Stempel aufbringen: Wählen Sie Genehmigt, Entwurf, Vertraulich oder einen anderen Stempel, geben Sie einen eigenen Text ein oder nutzen Sie ein Bild und ziehen Sie es auf die Seite.
Praxistipps, die doppelte Arbeit ersparen
Ein paar nützliche Gewohnheiten für saubere Ergebnisse.
- Text direkt bearbeiten statt Textfelder darüberzulegen: Echtes Bearbeiten sorgt dafür, dass das Dokument durchsuchbar und kopierbar bleibt. Ein Textfeld über Whiteout ersetzt nicht den darunterliegenden Text.
- Schrifthinweise beachten: Wurde eine Zeile mit einer Ersatzschrift gezeichnet, zoomen Sie vor dem Herunterladen kurz heran, um das Schriftbild zu prüfen.
- Rückgängig nutzen: Mit Strg+Z können Sie jede Aktion schrittweise zurücknehmen – auch das Verschieben und Skalieren von Objekten.
- Whiteout überdeckt nur, es löscht nicht: Die alten Wörter verbleiben unsichtbar in der Datei. Für Daten, die dauerhaft und sicher verschwinden müssen (wie Kontonummern), sollten Sie stattdessen ein Schwärzungswerkzeug (Redact) verwenden.
Geschrieben von
Ankit Kumar
Senior Software Engineer und Gründer bei ToolBuddy
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