So nutzen Sie die PDF Workstation: Drei reale PDF-Aufgaben, Schritt für Schritt

Öffnen Sie die PDF Workstation und wählen Sie ein PDF von Ihrem Gerät aus. Rückgängig und Wiederholen funktionieren über alle Arbeitsbereiche hinweg, und die automatische Speicherung sichert Ihren Stand, falls der Tab einmal geschlossen wird. Sobald eine Datei geöffnet ist:

Öffnen Sie Ausfüllen & Signieren › Felder. Jedes Formularfeld wird aufgelistet, und mit der Tabulatortaste springen Sie der Reihe nach von Feld zu Feld. Füllen Sie die Angaben direkt auf der Seite oder in der Liste aus.

Handelt es sich um ein statisches Formular mit Linien, aber ohne echte Formularfelder, klicken Sie einfach auf eine freie Stelle und tippen Sie los. Speichern Sie Name, Adresse und andere Angaben unter „Meine Daten“, um sie beim nächsten Mal mit einem Klick einzusetzen.

Öffnen Sie Ausfüllen & Signieren › Signieren. Zeichnen, tippen oder laden Sie Ihre Unterschrift hoch und platzieren Sie sie auf der Seite. Die Workstation merkt sich die Signatur in diesem Browser für künftige Dokumente.

Verlangt das Portal eine digitale Signatur, wählen Sie stattdessen Ihre Zertifikatsdatei (.p12 oder .pfx). Diese Signatur bleibt selbst dann gültig, wenn nachträglich noch ein Feld ausgefüllt oder ein Kommentar hinzugefügt wird.

Öffnen Sie Konvertieren › Komprimieren und legen Sie ein konkretes Größenlimit fest (z. B. 5 MB), anstatt eine pauschale Voreinstellung zu wählen. Wählen Sie anschließend Datei › PDF herunterladen. Drei Aufgaben, eine einzige Datei und kein einziger Upload zwischendurch.

Angenommen, Sie senden ein Dokument an einen Dienstleister und es enthält vertrauliche persönliche Daten. Öffnen Sie Schützen › Schwärzen. Wählen Sie aus, wonach gesucht werden soll (E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Kartennummern, IBANs, Ausweisnummern, Daten oder frei eingegebene Begriffe), und starten Sie den Suchlauf. Jeder Treffer wird übersichtlich aufgelistet.

Deaktivieren Sie Treffer, die im Dokument verbleiben sollen (wie die Kontaktdaten Ihres eigenen Unternehmens), und markieren Sie den Rest. Um Inhalte zu schwärzen, die eine Textsuche nicht erfassen kann (wie ein Gesicht auf einem Foto), ziehen Sie einfach einen Rahmen auf der Seite auf.

Öffnen Sie Schützen › Bereinigen und entfernen Sie Metadaten, Skripte, Dateianhänge und verborgene Inhalte. Autorennamen und der Versionsverlauf verbergen sich häufig an diesen Stellen.

Laden Sie das PDF herunter. Vor der Bereitstellung liest die Workstation die gespeicherte Datei nochmals vollständig ein: Wird noch geschwärzter Text gefunden, stoppt der Download sofort, anstatt eine unzureichend geschützte Datei auszugeben. Soll der Empfänger die Datei nur mit Kennwort öffnen können, vergeben Sie unter Schützen › Passwort vor dem Herunterladen ein Passwort.

Öffnen Sie den ersten Scan und wählen Sie Organisieren › Einfügen, um die restlichen Seiten als PDFs oder Bilder hinzuzufügen. Ziehen Sie die Miniaturansichten unter Organisieren › Seiten in die richtige Reihenfolge und drehen Sie Seiten, die querformatig eingelesen wurden.

Unter Organisieren › Bereinigen werden Leerseiten (etwa Rückseiten einseitig bedruckter Blätter) sowie Duplikate automatisch erkannt, sodass Sie diese mit einem Klick löschen können. Über Layout bringen Sie alle Seiten auf dasselbe Format, und mit Stempel fügen Sie einheitliche Seitenzahlen hinzu.

Öffnen Sie Tools › OCR und führen Sie die Texterkennung für das gesamte Dokument aus. Die Funktion richtet schräg eingescannte Seiten automatisch gerade und listet Wörter auf, bei denen sie unsicher war, damit Sie diese korrigieren können. Anschließend ist der Scan vollständig durchsuchbar und der Text lässt sich kopieren und bearbeiten. Für andere Sprachen importieren Sie vorab das passende Sprachpaket.

Schließen Sie bei großen Dateien mit Konvertieren › Komprimieren ab und laden Sie das fertige Dokument herunter.

Ein paar Gewohnheiten, die viel Zeit sparen.