Op deze pagina
- Inleiding
- De weg vinden in de interface
- Taak 1, stap 1: vul het formulier in
- Stap 2: onderteken het document
- Stap 3: verklein het bestand onder de limiet
- Taak 2, stap 1: gevoelige gegevens opsporen
- Stap 2: reinig het bestand
- Stap 3: downloaden en controleren
- Taak 3, stap 1: voeg de scans samen
- Stap 2: ruim de pagina's op
- Stap 3: maak het document doorzoekbaar
- Tips die voorkomen dat je opnieuw moet beginnen
Inleiding
De beste manier om een werkruimte met zoveel gereedschappen te leren kennen, is door er concrete praktijktaken in uit te voeren. Deze gids doorloopt er drie: het invullen, ondertekenen en verkleinen van een formulier voor een uploadportaal; het veilig lakken van een document voordat je het deelt; en het omzetten van een stapel gescande pagina's in één nette, doorzoekbare PDF. Bij elk project doorloop je meerdere werkruimten zonder tussendoor te hoeven opslaan.
De weg vinden in de interface
Open de PDF Workstation en open een PDF-bestand vanaf je apparaat. Ongedaan maken en Opnieuw uitvoeren werken over alle werkruimten heen, en automatisch opslaan bewaart je werk als het tabblad per ongeluk sluit. Zodra er een bestand geopend is:
- De menubalk loopt langs de bovenkant: Bestand, Lezen, Organiseren, Bewerken, Invullen & ondertekenen, Beveiligen, Converteren, Tools en AI. Elk werkruimtemenu toont zijn eigen onderdelen.
- De paginabalk aan de zijkant toont miniaturen, het overzicht en opmerkingen.
- Het Bedieningspaneel toont de instellingen voor het gekozen onderdeel.
- ⌘K (Ctrl+K op Windows) doorzoekt elke actie, voor als je niet weet waar iets zit.
Taak 1, stap 1: vul het formulier in
Ga naar Invullen & ondertekenen › Velden. Elk veld in het formulier wordt weergegeven en met Tab spring je op volgorde van veld naar veld. Vul ze in op de pagina zelf of in de lijst.
Als het formulier plat is, met lijntjes om op te schrijven maar zonder echte invoervelden, klik je gewoon op een lege plek en typ je de tekst. Sla je naam, adres en andere gegevens op onder Mijn gegevens, zodat je ze de volgende keer met één klik kunt invullen.
Stap 2: onderteken het document
Open Invullen & ondertekenen › Ondertekenen. Teken, typ of upload je handtekening en plaats deze op de pagina. De workstation bewaart hem in deze browser voor de volgende keer.
Als het portaal om een digitale handtekening vraagt, kies dan je certificaatbestand (.p12 of .pfx). De handtekening blijft geldig, zelfs als er later nog een veld wordt ingevuld of een opmerking wordt toegevoegd.
Stap 3: verklein het bestand onder de limiet
Open Converteren › Comprimeren en stel een specifieke groottelimiet in, zoals 5 MB, in plaats van een vaste voorinstelling te kiezen. Gebruik vervolgens Bestand › PDF downloaden. Drie taken, één bestand en tussendoor niets geüpload.
Taak 2, stap 1: gevoelige gegevens opsporen
Stel dat je een document naar een leverancier stuurt dat vol staat met persoonlijke gegevens. Open Beveiligen › Lakken. Kies waar naar gezocht moet worden (e-mailadressen, telefoonnummers, kaartnummers, IBAN's, burgerservicenummers, datums of handmatig ingevoerde zoekwoorden) en start de zoekopdracht. Alle resultaten worden netjes opgesomd.
Vink alles uit wat bewaard moet blijven, zoals de contactgegevens van je eigen organisatie, en markeer de rest. Om iets te lakken dat de tekstzoekfunctie niet kan vinden, zoals een gezicht op een foto, sleep je er simpelweg een kader overheen op de pagina.
Stap 2: reinig het bestand
Open Beveiligen › Saneren en verwijder metadata, scripts, bijlagen en verborgen inhoud. Auteursnamen en de bewerkingsgeschiedenis blijven hier vaak ongemerkt in achter.
Stap 3: downloaden en controleren
Download de PDF. Voordat je het bestand ontvangt, leest de workstation het opgeslagen bestand opnieuw uit; als er nog gemarkeerde tekst gevonden kan worden, wordt de download geannuleerd in plaats van een lek bestand af te leveren. Als de ontvanger het bestand alleen met een wachtwoord mag openen, stel dit dan in onder Beveiligen › Wachtwoord voordat je downloadt.
Taak 3, stap 1: voeg de scans samen
Open de eerste scan en gebruik vervolgens Organiseren › Invoegen om de overige pagina's toe te voegen, als PDF's of als afbeeldingen. Sleep miniaturen in de juiste volgorde in Organiseren › Pagina's en draai pagina's die scheef of op hun kant staan.
Stap 2: ruim de pagina's op
Onder Organiseren › Opschonen worden lege pagina's (zoals de achterkant van enkelzijdige documenten) en duplicaten opgespoord, zodat je ze in één keer kunt verwijderen. Met Lay-out maak je alle pagina's even groot en Stempel voegt consistente paginanummers toe.
Stap 3: maak het document doorzoekbaar
Open Tools › OCR en voer de herkenning uit op het hele document. De functie lijnt scheve pagina's eerst automatisch recht en toont daarna woorden waar twijfel over bestond, zodat je ze kunt controleren. Vervolgens is de scan doorzoekbaar en kun je tekst kopiëren en bewerken. Voor een andere taal importeer je eerst het bijbehorende taalpakket.
Rond bij een groot bestand af met Converteren › Comprimeren en download het document.
Tips die voorkomen dat je opnieuw moet beginnen
Een paar handige gewoonten die tijd besparen.
- Markeer lakkingen wanneer je maar wilt: het lakken wordt pas definitief toegepast bij het opslaan van het bestand, dus alles wat je later onder een markering plaatst, wordt ook veilig verwijderd.
- Gebruik de gesplitste weergave om te vergelijken: open een tweede PDF en bekijk deze direct naast de eerste.
- Maak van een routine een recept: als je elke week dezelfde stappen uitvoert, stel deze dan samen in Tools › Batch, sla het recept op en pas het toe op de volgende stapel bestanden.
- Controleer de privacy-indicator: hier zie je elk verzoek dat gegevens verzendt, zodat je direct kunt controleren dat je document nergens naartoe gaat.
Geschreven door
Ankit Kumar
Senior Software Engineer & Oprichter bij ToolBuddy
Ontwikkel browser-first hulpprogramma's zonder uploadvereisten met behulp van WebAssembly-, Web Audio- en Canvas-technologieën.