PDFワークステーションの使い方：3つの実践シナリオで学ぶステップ解説

PDFワークステーションを開き、お使いのデバイスからPDFファイルを開きます。すべてのワークスペース間で「元に戻す」「やり直す」が機能し、タブを閉じてしまっても自動保存機能により作業内容が保持されます。ファイルを開くと、画面は以下のように構成されています：

「入力と署名 › フィールド」を開きます。フォーム内のすべての入力フィールドが一覧表示され、Tabキーを押すことで順番にフォーカスが移動します。ページ上の入力欄または一覧リストのどちらからでも直接入力できます。

記入用の罫線はあるものの入力フィールドが定義されていないフラットなフォームの場合は、記入したい空欄をクリックしてそのまま文字を打ち込みます。「登録情報」にあらかじめ氏名や住所などを保存しておけば、次回からワンタップで自動入力できます。

「入力と署名 › 署名」を開きます。手書き描画、タイピング入力、または署名画像のアップロードから選択し、ページ上の適切な場所に配置します。作成した署名はブラウザ内に保存され、次回もそのまま使えます。

提出先ポータルでデジタル証明書署名が求められている場合は、証明書ファイル（.p12または.pfx）を選択してください。この電子署名は、後から他の人がフィールドに入力したりコメントを書き込んだりしても署名の有効性が維持されます。

「変換 › 圧縮」を開き、一般的な大まかなプリセットではなく、「5MB」などの上限ファイルサイズ数値を直接指定します。その後、「ファイル › PDFをダウンロード」を実行します。3つの作業を1つのファイルで完結でき、作業の途中で外部にアップロードされることは一切ありません。

取引先に送付する書類に個人情報が多数含まれている場合を考えます。「保護 › 墨消し」を開きます。検索したい項目（メールアドレス、電話番号、クレジットカード番号、IBAN、身分証番号、日付、または指定した任意のキーワード）を選び、検索を実行すると、該当する箇所がすべて一覧表示されます。

自社の連絡先など残しておくべき項目のチェックを外し、残りの対象すべてにマークを付けます。写真に写った顔など、テキスト検索で検出できない箇所を墨消しする場合は、ページ上で直接ドラッグして矩形枠で囲みます。

「保護 › サニタイズ」を開き、メタデータ、スクリプト、添付ファイル、非表示コンテンツを削除します。作成者名や編集履歴などは、こうした見えない部分に隠れていることがよくあります。

PDFをダウンロードします。ダウンロードが開始される直前に、ワークステーションが保存されたファイルを再読み込みして内部検証を行います。もしマークされたテキストが少しでも検出された場合、情報漏洩を防ぐためダウンロードを即座に中止します。取引先がパスワードなしでは開けないようにしたい場合は、ダウンロード前に「保護 › パスワード」でパスワードを追加してください。

最初のスキャンファイルを開き、「整理 › 挿入」を使って残りのスキャン書類（PDFまたは画像ファイル）を追加します。「整理 › ページ」でサムネイルをドラッグして正しいページ順に並べ替え、横向きで取り込まれたページがあれば回転させます。

「整理 › クリーンアップ」を使うと、片面印刷原稿の裏面などの白紙ページや重複ページを自動検出し、一括削除できます。「レイアウト」で全ページの用紙サイズを揃え、「スタンプ」でページ番号を追加します。

「ツール › OCR」を開き、ドキュメント全体に対してOCRを実行します。まず傾いたページの歪みを自動補正し、認識の信頼度が低かった単語を一覧表示して手動修正できるようにします。処理完了後はスキャン文書が検索可能になり、テキストのコピーや編集も自由に行えるようになります。日本語以外の言語の場合は、あらかじめ対応言語パックをインポートしておきます。

ファイルサイズが大きい場合は「変換 › 圧縮」でサイズを抑え、最後にダウンロードします。

時間を無駄にしないための便利な習慣をご紹介します。